Apapun project Passionville 2017 #PassionForNation yang lo mau bikin, planning yang efektif itu kunci untuk kesuksesan #ProjectPassion lo. Perencanaan proposal yang efektif tentu didukung dengan perhitungan bugdet yang komprehensif. Salah satu tantangan terbesar dalam setiap project adalah menjaga agar semua pengeluaran sesuai dengan budget yang udah disusun. Nah, gimana caranya nyusun budget proposal yang PAS tapi ngga bikin pusing?

Pada dasarnya, lo bisa membuat budget dengan dua cara, manual ataupun elektronik. Untuk project yang skalanya kecil, lo bisa pakai Excel untuk menyusun budget. Sementara untuk project yang lebih besar dan kompleks, ngga ada salahnya lo coba pakai aplikasi budgeting yang banyak tersedia gratis di secara online. Ada 4 hal basic yang perlu lo susun; item pengeluaran, estimasi pengeluaran, pengeluaran aktual, dan keterangan. 

Langkah pertama dalam menyusun budget project adalah membuat daftar pengeluaran dari project lo. Lo bisa mulai dari yang paling besar (kayak transportasi, konsumsi, peralatan) sampai yang kecil-kecil (kayak printing, brosur atau leaflet). Pastiin ngga ada item penting yang terlupakan ya, Passioners.

Lo perlu rajin-rajin riset supaya bisa dapetin jasa atau vendor yang berkualitas dengan harga yang reasonable. Khusus untuk item promosi, berbagai perkembangan aplikasi online bisa membantu lo membuat kampanye project yang keren tanpa menguras biaya.

Langkah kedua adalah menyelaraskan antara budget dan expectation lo. Sebagai project planner yang baik, lo ngga cuma harus bisa membuat estimasi pengeluaran, tapi lo juga bisa menyesuaikan expectation lo dengan budget yang ada. Misalnya nih, jangan sampe lo menawarkan sebuah project dampaknya bisa berskala Nasional padahal sebernarnya bisa lo lakukan untuk lingkungan sekitar lo. Dan ini perlu dilakukan sedari awal, Passioners, biar lo ngga dibilang ngasi 'harapan palsu'.

Langkah ketiga, waktunya menyusun budget untuk #ProjectPassion lo. Budget yang lo susun di proposal project sifatnya 'working budget', alias dapat berubah sesuai dengan perkembangan rencana dan detail informasi yang lo dapat. To stay in the safe side, lo siapkan cadangan atau buffer sebesar 10% di atas estimasi biaya, supaya lo ngga kehabisan dana. Tips tambahan lagi, perkiraan biaya tak terduga untuk merealisasikan project lo. Pastikan anggaran budget lo tidak over budgeting dan tidak kekurangan. Pada intinya penyusunan anggaran lo harus bijaksana & tepat guna.

Karena dalam perencanaan project, seringkali lo dihadapkan dengan masalah keterbatasan dana. Untuk itu, lo perlu siap-siap meninjau lagi item-item pengeluaran lo, Passioners. Mungkin ada item yang bisa diganti dengan alternatif yang lebih murah atau mencoret item yang ngga terlalu penting. Misalnya, lo bisa mengganti makanan buffet dengan plated meals atau nasi box untuk berhemat.

Dengan rencana budget yang komprehensif, dijamin proposal dan implementasi #Passionville2017 yang lo bikin bakal sukses besar. Selamat mencoba, Passioners!