Passioners, lo pasti sering mendengar kata 'teamwork'. Istilah ini banyak digunakan dalam konteks human resources alias Sumber Daya Manusia (SDM). Teamwork sebenarnya bukan sekedar sekelompok orang yang bekerja bersama-sama, melainkan sekelompok orang yang bekerjsama secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu. Ternyata teamwork ngga sesimple yang dibayangkan ya? Yang pasti, ngga ada satu pun project yang berjalan lancar tanpa teamwork yang baik.

Buat lo yang sedang menyusun proposal #ProjectPassion, urusan teamwork harus ikut direncanakan dari awal. Sebagai penggagas dan pelaksana project, lo juga menjalankan peran sebagai pimpinan HR lho, Passioners. Emang siapa karyawannya? Well, basically, siapapun yang lo rekrut untuk terlibat dalam project tersebut (tim internal, vendor, dan pihak ketiga lainnya) adalah SDM yang harus lo kelola dengan benar. Misal untuk konteks event , ini sering disebut dengan komite atau tim panitia. Berikut panduan praktis untuk merencanakan manajemen tim dalam proposal project lo:

• Buat daftar pekerjaan/tugas dalam project dan tetapkan penanggungjawabnya (PIC) dan berapa orang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas itu. Kalau itu dikerjakan pihak ketiga seperti vendor atau suplier, masukkan daftarnya juga di proposal lo.
• Susun komponen role dan job description untuk masing-masing PIC atau vendor.
• Pasang iklan untuk merekrut tim / vendor lo atau lo juga bisa rekrut secara langsung.
• Lakukan interview buat mastiin kualitas orang / vendor yang akan lo rekrut.
• Alokasikan pekerjaan dan role dengan detail.
• Hitung man hour. Perhitungan man hour penting karena akan menjadi referensi lo untuk nentuin imbalan dan juga performance mereka. Perhitungan man hour yang baik akan membantu lo untuk menangin project lho, Passioners. Caranya gimana? Pertama, hitung timeframe project lo, kapan tanggal project dimulai dan berakhir. Jumlahkan semua hari dan kurangi dengan hari libur atau weekend ya, kecuali kalau tim lo tetap bekerja pada hari tersebut. Kedua, kalikan total hari kerja dengan total jam kerja per hari. Misalnya project lo berjalan selama 40 hari, dan tim lo bekerja selama 8 jam sehari. Berati total jam kerja setiap anggota tim adalah 320 jam untuk project itu. Tapi lo perlu ingat, dalam project biasanya anggota tim memiliki jumlah jam kerja yang berbeda-beda. Misalnya, desainer lo perlu bekerja 10 jam sehari, sementara decor hanya 5 jam sehari. Lalu yang terakhir, kalikan dengan jumlah anggota tim lo. Misalnya, di project lo ada 50 orang dan semuanya memiliki total jam kerja yang sama, yaitu 8 jam selama 40 hari. Berarti total man hour project lo adalah 16,000 jam. Jumlah man hour ini bisa kamu sesuaikan seiring berjalannya #ProjectPassion lo.
• Tetapkan target atau tujuan project lalu buat juga target untuk masing-masing tim. Supaya lo lebih mudah memonitor progress setiap tim dan vendor, lo bisa tetapkan beberapa milestone berdasarkan timeline #ProjecPassion lo untuk mengukur achievement mereka.
• Rencanakan setiap meeting dengan baik. Siapkan agenda dan dokumen yang diperlukan untuk meeting. Catat setiap feedback, progress, perubahan, dan info tambahan yang relevan. Pastikan semua anggota tim lo dapat berpartisipasi aktif.
• Bangun teamwork dengan baik. Artinya, lo harus pinter-pinter memotivasi setiap orang dan vendor dalam tim #ProjectPassion lo. Beri mereka semua informasi dan sarana yang mereka perlukan untuk bekerja, serta jangan ragu untuk kasi reward kalau memang mereka bisa mencapai milestone yang ditargetkan.
• Evaluasi teamwork, role, vendor, serta man hour dengan objektif setelah project selesai. Langkah terakhir ini sering dianggap sepele. Padahal hasil evaluasi akan sangat membantu lo untuk rencanain project berikutnya dengan lebih baik lagi.

Well, ternyata me-manage tim memang ngga sesimple yang dibayangkan. Tapi ngga ada yang ngga mungkin kan, Passioners? Dimana ada passion, di situ ada jalan, dan yang pasti ada #ProjectPassion!